Meie tiim pani kõrvuti kaks lähenemist: “osta juurde ja loodab parimat” versus “sorteeri, standardiseeri ja täienda sihipäraselt”. Eesmärk oli vähendada segadust laual ning muuta kooli- ja kontoritarvete leidmine kiiremaks. Võrdlus tehti tavalise tööpäeva rutiinide põhjal, mitte teoreetiliste ideaalide järgi.
Alustasime inventuurist ja jagasime asjad kolme gruppi: igapäevased, aeg-ajalt vajalikud ja varu. Võrdluses selgus, et ilma selge jaotuseta tekib dubleerimine eriti pliiatsite, kustukummide ja teritajate puhul. Kui igapäevased tarbed on ühes kindlas kohas, väheneb laualt otsimine märgatavalt.
Töölaudade organiseerimise lahenduste puhul kõrvutasime sahtlisisusid ja laua pealseid aluseid. Sahtlisisu võitis siis, kui eesmärk oli hoida visuaalne pilt puhas ja vähendada tolmukogumist. Lauapealsed alused olid paremad tiimiliikmetele, kes kasutavad korraga mitut kirjutusvahendit ja soovivad kiiret ligipääsu.
Paberitoodete tüüpe võrreldes eristasime printimispaberi, märkmepaberid, kleepsmärkmikud ja kartongi. Printimispaber läks eraldi riiulisse, et vältida segunemist paksemate lehtedega, mis võivad printeris tõrkeid tekitada. Märkmepaberid ja kleepsud koondasime ühe “kiirinfo” jaoturi alla, et koosolekumärkmed ja lühiteated ei kaoks.
Kvaliteetsete märkmike ja kaustikute osas võrdlesime kahte süsteemi: üks universaalne märkmik kõigeks versus teemade kaupa jaotatud vihikud. Meie kogemuses oli teemade jaotus parem projektitööks, sest otsing ja arhiveerimine on lihtsam. Universaalne märkmik sobis neile, kes töötavad lühikeste ülesandeloenditega ja ei vaja pikka ajalugu.
Kaustade ja dokumentide korrastamisel kõrvutasime plastikust taskuid ning tugevamaid kartongkaustu. Taskud olid head kiiresti muutuvate materjalide jaoks, kuid kipuvad üle täitudes “elama” ja võtma sahtlis ruumi. Kartongkaustad võitsid püsivate teemade puhul, sest märgistus püsib selge ja lehed ei kortsu nii kergesti.
Tindi ja täitesüdamike valikul võrdlesime ühekordseid pastakaid ning korduvtäidetavaid kirjutusvahendeid. Täidetavad variandid olid järjepidevamad kasutustunde poolest, eriti kui tiimil on ühine eelistus joone paksusele ja tindivärvile. Ühekordsed pastakad jätsime külalistele ja varukomplektiks, et põhikomplekt püsiks ühtlane.
Ümbrike ja kirjakomplektide puhul tegime vahe standardsetel kontoriümbrikel ja esinduslikumatel komplektidel. Standardümbrikud hoidsime kättesaadaval “väljuv post” salves koos aadressisiltide ja templipadjaga. Esinduskomplektid paigutasime eraldi, et need ei kuluks igapäevakasutuses ning püsiksid viisakad tähtpäevadeks ja tänukirjadeks.
Kingituste pakkimise tarvikute võrdluses eristasime rullpaberi ja lehtedena pakkepaberi ning testisime paelte ja teipide sobivust. Lehtedena pakkepaber oli mugavam väikeste esemete jaoks ja hoidis paremini kuju, rull sobis suurematele karpidele. Kvaliteetne pakkepaber ja paelad vähendasid vajadust liigse teibi järele ning tulemus jäi puhtam.